شعب مجازي در سازمان تامين اجتماعي

در شرايط طبيعي سازمان تامين اجتماعي همواره مي بايست با افزايش تعداد كارفرمايان ، بيمه شدگان و مستمري بگيران تحت پوشش روبرو بوده كه اين افزايش نوعا به دو شيوه بر طراحي ساختار وگستردگي و توسعه سيستم انجام فعاليت و ارائه خدمات در سازمان اثر مي گذارد :

·                       توسعه و گسترش واحد هاي اجرايي موجود از نظر حجم ساختاري

·                       افزايش تعداد واحدهاي اجرايي سازمان .

     با توجه مباني تئوريك در حوزه سازمان ومديريت ، در طراحي ساختار سازماني معمولا سازمانها به منظور ايجاد ، توسعه و بسط واحدها همواره مي بايست دو عامل اساسي را مدنظر قرار دهند :

1.          طراحي ساختار واحد ها از نظر گستردگي تا حدي كه سازمان ها براي انجام كار مجبور به تقسيم كار شديد نشوند زيراكه افراط در تقسيم كار نهايتا سازمانها را با بحران بي هويتي مشاغل براي كاركنان مواجه مي سازد.

2.          طراحي ساختار براساس حداقل هاي لازم به منظور انجام فعاليت ها و حجم كار تا حدي كه سازمانها مجبور نگردند به خاطر كمبود حجم كار، وظايف بسيار ناهمگون و نامشابهي را به افراد واگذار نمايند زيراكه دراين حالت بحران بي تخصصي و كم مهارتي گريبانگير سازمان وكاركنان خواهد شد.

    در اين شرايط سازمان ناگزيراست از يك طرف به منظور افزايش ارائه خدمات و  رضايت مندي بيمه شدگان ، مستمري بگيران و كارفرمايان و از طرف ديگر الزام به گسترش حيطه فعاليت سازمان به لحاظ تحقق قانون اعداد بزرگ به منظور افزايش منابع سازمان در مقابل مصارف سازمان ،  به افزايش حجم فعاليت خود بپردازد. از اين رو با توجه به روند پيشرفت تكنولوژي اطلاعات (IT  ) منطقي به نظر مي رسد سازمان به جاي استفاده از دو استراتژي پيشگفت يعني بسط و توسعه واحدهاي موجود  يا  افزايش تعداد شعب اجرايي  با مجازي نمودن انجام كارها به طراحي شعب مجازي اهتمام ورزد.

     استراتژي مجازي سازي در شعب تامين اجتماعي به دو صورت مي تواند عينيت يابد كه عبارتند از:

·                       استراتژي ادارات مجازي

·                       استراتژي سازمان هاي مجازي

استراتژي ادارات مجازي

    در استراتژي ادارات مجازي  فعاليت ها و وظايف خودسازمان را مي توان از نظر ميزان الزام به حضور پرسنل در محيط كار ثابت يا محيط كار كارگاههاو كارفرمايان،بيمه شدگان دسته بندي نمود. در اين شيوه سازمان با برخورداري از تكنولوژي اطلاعات و ابزارهاي آن مي بايست سعي نمايند با استفاده از وسايل ارتباط از راه دور تا حد امكان از ابتداي پيوستار اقامت كاركنان در محل كار ثابت به سوي محل كار كارگاهها گام بردارند. در اين شيوه به منظور حركت و ميل به انجام فعاليت در محيط برون سازماني مهندسي مجدد فرايند هاي انجام كار و برخورداري از فرايند مكانيزاسيون و استفاده از ابزارهاي ارتباط از راه دور ضروري به نظر مي رسد

انواع شعبه مجازي در سازمان تامين اجتماعي  :

   در اداره مجازي تكنولوژي جايگزين بسياري از فضاهاي فيزيكي در شعب سازمان مي شود . در فلسفه اداره مجازي كار را عملي مي دانند كه بايد انجام گيرد نه جايي كه فرد به آن جا برود . با توجه به دسته بندي هاي موجود انواع شعب مجازي را مي توان روي يك پيوستار طبقه بندي نمود كه هرچه از يك طرف  پيوستار به طرف ديگر حركت كند مدت زماني كه فرد خارج از محل كار ثابت است افزايش مي يابد.

كم                                                                              زياد

موردي         مهمان خانه‌اي       وابسته كار          در كارگاهها           كاملا متحرك

1.       شعبه مجازي موردي[1] :

در اين حالت كاركنان داراي محل كار ثابت بوده اما در مواردي كار را در خارج از شعبه انجام مي دهند .

2.       شعبه مجازي هتلينگ[2]:

در اين حالتكاركنان محل كار ثابتي ندارند اما وقتي نياز به مكاني ثابت باشدآن را از شعب مركزي درخواست و محل كاري را براي مدتي معين براي خود طلب    مي كنند.

3.       شعبه مجازي وابسته[3] :

      در اين نوع طراحي كاركنان محل كار ثابتي دارند ضمن اين كه به محيط هاي كارگري و كارفرمايي مراجعه نموده و بصورت   OFF-LINE  اطلاعات دريافتي توسط سيستم كامپيوتر همراه خود را در زمان مشخصي به شعبه مركزي انتقال مي دهند.

4.       شعبه مجازي به صورت كار در كارگاهها[4]:

      در اين حالت،كاركنان هيچ نوع دفتركاري ندارندو در كارگاهها مشغول به كار هستند.يك ميز كار كوچك ،يك تلفن و يك كامپيوترشخصي، وسايل كار آنان را تشكيل مي دهدكه از سوي سازمان در اختيارآنان قرارمي گيرد.در اين نوع طراحي كاركنان از طريق كامپيوتر به اداره مركزي متصل بوده و در محدوده سطح بندي شده اي به اطلاعات دسترسي دارند و علاوه بر اين كه بصورتOff-line  به ورود اطلاعات مي پردازند بصورت  On-line  قبلا برقرار شده است و در شعبه مادر تاييد شده است اهتمام مي ورزند.

5.       شعبه مجازي كاملا متحرك[5] :

    در اين حالت كاركنان بطور كامل در حركت هستند ، در طول روز در محل كارگاهها و دسترس بيمه شدگان و مستمري بگيران بوده و بواسطه تلفن و كامپيوتر دستي اطلاعات ماخوذه را به صورت  on-line به شعبه مادر انتقال داده و بر اساس آخرين اطلاعات دريافتي برخي خدمات سطح بندي شده را به كارفرمايان ،             بيمه شدگان و مستمري بگيران ارائه مي نمايند .

استراتژي سازمان هاي مجازي

    در استراتژي سازمان هاي مجازي سازمان ها ، ادارات و موسسات تمايل دارند كه برخي از وظايف غير استراتژيك كه نوعا جز فلسفه وجودي آنان نيست را به واحدهاي برون سازماني واگذار نموده و انرژي و توانمندي خود را در جهت ارتقاء سطح اهداف و دستيابي به رسالت وجودي (Mision  ) و اهداف اصلي خويش معطوف نمايند. در برخورداري و بهره گيري از اين فرايند و استراتژي ، سازمانها ابتدا فعاليت ها و وظايف خود را از نظر ميزان تاثير در موفقيت به دستيابي اهداف دسته بندي مي نمايند.

      سازمان هاي مجازي مصداق عيني تاثير پيشرفت در فن آوري اطلاعات و ارتباطات             مي باشند . اين سازمان ها براي برآوردن نيازهاي مشتريان به طور مستمر در تغيير و تحول بوده و براساس تعامل متقابل و مستمر با مشتري تغيير شكل مي يابند .

      نحوه فعاليت سازمان مجازي با اتكا بر منابع خارجي بوده ، اين سازمان ها توان و تلاش متفرق گروه هاي كاري پراكنده را در چارچوبي مشخص ، هماهنگ و يك سو نموده و در راستاي اهداف خود بكار مي گيرند.

در سازمان مجازي عامل مهمي كه مجازي بودن را تعيين مي كند واگذاري فعاليت ها به سازمان هاي ديگر و تامين خدمات و كالا با همكاري واحد هاي خارجي و اتحاد با آنهاست. هر قدر اين واگذاري گسترده تر باشد سازمان به سوي مجازي شدن بيشتري حركت كرده است. سازماني كه تا حدودي واحد هاي خارجي را جايگزين واحد هاي داخلي كرده است،سازمان مجازي محدود است و سازماني كه اغلب قريب به اتفاق فعاليت  هاي خود را واگذار به سازمان هاي بيروني كرده است سازمان مجازي كامل است.

     زير بناي مفهومي و فلسفي سازمان هاي مجازي در اين پرسش نهفته است كه “زماني كه   مي توانيد اجاره كنيد چرا مالك مي شويد؟“ در اين نظر ، چگونگي تامين منابع و امـكانات مـورد نيـاز سازمـان مجـازي مـورد اشـاره قـرار گـرفتـه اسـت.

امروزه سازمان ها جهت تداوم حيات و حفظ بقاي خود به منابع و امكاناتي نياز دارندكه هم از لحاظ ساختاري و هم از لحاظ محتوايي با آن چه كه در گذشته مورد نياز بود ، متفاوت مي باشد . ضمن اين كه تامين اين منابع و امكانات نيز بار مالي سنگيني را بر دوش سازمان ها تحميل مي نموده ، كه  هر سازماني از عهده پرداخت آن بر نمي آيد . لذا از اين منظر        سازمان مجازي سازماني است كه تعلقات آن ازسازمان هاي ديگر است و به خودي خود موجوديتي ندارد.

 حال با توجه به مطالب پيشگفت  در شعبه مجازي مي بايست از هر دو استراتژي ادارات مجازي و سازمان مجازي بهره گيري نمود.